Grenzüberschreitende Komplexität managen:Die Renovierung eines Hotels in Brügge, Belgien

Auf dem Papier schien die Renovierung eines Hotels zunächst unkompliziert.

In der Praxis bedeutete dies jedoch auch, mehrere Länder, strenge Vorschriften und parallel arbeitende Teams zu koordinieren und ein Hotel mit 24 Zimmern innerhalb von rund drei Monaten zu renovieren.

Da der Kunde in Australien ansässig war, bestand von Beginn an eine zentrale Anforderung darin, eine vertrauenswürdige Vertretung vor Ort zu haben, die als Schnittstelle zwischen Bau, Design und Ausführung fungierte.

Archiformus begleitete das Projekt durch Projektmanagement vor Ort sowie die Vertretung des Kunden und stellte während des gesamten Renovierungsprozesses die Koordination aller Beteiligten sicher.

Diese Rolle erwies sich als entscheidend, um sicherzustellen, dass aus der Ferne getroffene Entscheidungen vor Ort ohne Verzögerungen oder Missverständnisse präzise umgesetzt werden konnten.

Als das Hotel den Schritt von einem 3-Sterne-Haus zu einem 4-Sterne-Boutiquehotel plante, umfasste das Projekt nicht nur die vorgesehene Aufwertung, sondern auch die Behebung eines erheblichen Renovierungsstaus im gesamten Gebäude.

Die FF&E Leistungen sowie das Design wurden an The Fitouter vergeben ein in Berlin ansässiges Unternehmen, das für das Interior Konzept und den FF&E Umfang des Projekts verantwortlich war.

Da Design und FF&E Koordination auf verschiedene Beteiligte verteilt waren, musste auch die Ausführung vor Ort innerhalb des strengen belgischen Bau und Arbeitsrechtsrahmens erfolgen. Bevor die Arbeiten ordnungsgemäß beginnen konnten, mussten zunächst die Registrierung der ausführenden Unternehmen sowie verschiedene Compliance Verfahren abgeschlossen werden. Dadurch entstand eine zusätzliche operative Ebene, die über einen üblichen Renovierungsprozess hinausging.

Von Beginn an stellten wir eine enge Koordination vor Ort sicher, damit aus der Ferne getroffene Entscheidungen ohne Verzögerung oder Abweichungen direkt in die praktische Umsetzung übertragen werden konnten.

Verständnis des bestehenden Zustands

Bilder von zwei Zimmern und einem Badezimmer vor der Renovierung

Nach einer Vorabbegehung wurde ein sogenannter Soft Renovierungsansatz bestätigt, bei dem der Schwerpunkt auf der Erneuerung von Oberflächenmaterialien und der Möblierung lag und nicht auf baulichen oder strukturellen Eingriffen.

Allerdings wurden einige zugrunde liegende technische Probleme festgestellt, die vor Beginn der Ausbau und Abschlussarbeiten sorgfältig geprüft werden mussten.

Einige Badezimmer erforderten lediglich kosmetische Anpassungen. Andere hingegen mussten teilweise modernisiert werden. In mehreren Bereichen mussten zudem feuchtigkeitsbedingte Risiken sowie die Sanitärinstallationen überprüft und behoben werden, bevor die Arbeiten sicher und fachgerecht fortgesetzt werden konnten.

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehörten:

• Badezimmer Modernisierungen, die von rein kosmetischen Anpassungen bis hin zu teilweisen Sanierungen reichten.

• Anpassungen an Trockenbaukonstruktionen aufgrund ehemals eingebauter Strukturen.

• Korrekturen am Unterboden in ausgewählten Zimmern.

• Feuchtigkeits und Sanitärprüfungen in den identifizierten Bereichen.

Von links nach rechts: Wasserschäden in den Zimmern; teilweise beschädigte Unterböden; erforderliche Trockenbauarbeiten.

Die Ausführungsphase

Sobald die Arbeiten begannen, zeigte sich der Fortschritt parallel über mehrere Gewerke hinweg.

Boden, Trockenbau und Malerarbeiten wurden in den Zimmern und Fluren parallel vorangetrieben. Sobald diese abgeschlossen waren, wurden die FF&E Elemente gemäß den Vorgaben geliefert, installiert und montiert.

Gleichzeitig wurden technische Systeme, einschließlich der HVAC und Elektroinfrastruktur, in Betrieb genommen.

Die größte Herausforderung bestand darin, die Abstimmung zwischen mehreren parallel arbeitenden Teams unter einem stark verdichteten Zeitplan sicherzustellen.

Arbeiten im Gange: Installations und Malerarbeiten auf den verschiedenen Etagen.

Abschlussphase

Mit näher rückender Fertigstellung verlagerte sich der Fokus vom reinen Fortschritt hin zur Präzision.

Zimmerweise durchgeführte Kontrollen zeigten noch ausstehende Punkte auf, darunter:

• Kleinere Abschlussarbeiten (Silikonfugen, Sockelleisten, Armaturen).

• Montage von Lampen, Spiegeln sowie der verbleibenden FF&E Elemente.

• Koordination mit externen Dienstleistern für Fernseher und Brandschutzsysteme.

• Abschließende Tests der HVAC, Elektro und Raumsysteme.

  
  

In dieser Phase werden selbst kleinste Unstimmigkeiten kritisch, und eine enge Abstimmung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass im gesamten Gebäude keine offenen Punkte zurückbleiben.

Fertigstellung

Das Hotel wurde innerhalb eines eng gesteuerten Zeitrahmens von einem entkernten Innenraum zu einem voll funktionsfähigen Gebäude transformiert.

Die FF&E Installation wurde abgeschlossen, die technischen Systeme wurden geprüft, und die Zimmer wurden in einen betriebsbereiten Zustand versetzt, wobei zum Zeitpunkt der Übergabe nur noch kleinere Restarbeiten ausstanden.

Fertiggestelltes Gästezimmer und Badezimmer nach der Renovierung.

Rolle der Koordination

Die Designverantwortung lag weiterhin bei dem beauftragten Team in Berlin. Zwischen Beauftragung und Baustart bestand nur ein kurzer Zeitraum, wobei das Design etwa drei Wochen vor Beginn der Bauarbeiten abgeschlossen wurde. Dadurch liefen Planung und Ausführung nahezu parallel zueinander.

Vor Ort umfasste unsere Rolle:

• Unterstützung bei Vertragsverhandlungen.

• Festlegung des Gesamtprojektumfangs gemeinsam mit dem Auftragnehmer.

• Unterstützung bei der Freigabe der Entwürfe, um die Übereinstimmung zwischen Designabsicht und Umsetzung sicherzustellen.

Da der Kunde aus der Ferne eingebunden war, wurde die Koordination zur stabilisierenden Ebene, die sicherstellte, dass Entscheidungen vor Ort präzise in die Ausführung umgesetzt wurden.

Abschließende Reflexion

Projekte wie dieses werden nicht allein durch die Bauausführung definiert. Entscheidend ist vielmehr, wie effektiv Design, Umsetzung und Entscheidungsfindung unter engen Zeitrahmen und verteilten Verantwortlichkeiten aufeinander abgestimmt werden.

Eine umfassende Hotelrenovierung in Brügge, Belgien wurde trotz strenger regulatorischer Anforderungen und dynamischer Baustellenbedingungen innerhalb eines stark verdichteten Zeitplans erfolgreich umgesetzt.

In solchen Kontexten hängt der Erfolg davon ab, eine kontinuierliche Abstimmung zwischen allen Beteiligten sicherzustellen, sodass die Designintention präzise in die Umsetzung vor Ort übertragen wird.

Letztlich unterstreicht dies die Bedeutung eines strukturierten Projektmanagements und einer klaren Kundenvertretung, um sicherzustellen, dass Entscheidungen effektiv koordiniert werden und die Umsetzung im Einklang mit den Projektzielen bleibt.